Fünf Tipps für ein effizientes Forderungsmanagement

Jede geschäftliche Beziehung folgt im Grunde einem simplen Prinzip: Leistungserbringung gegen Bezahlung. Doch das Geben und Nehmen verläuft nicht immer reibungslos: Bestellte Waren verspäten sich beispielsweise oder Leistungen werden nicht fristgerecht bezahlt. Wenn Geschäftspartner versäumen, Forderungen zu begleichen, stellt das ein Risiko für das betroffene Unternehmen dar. Offene Rechnungen stören den Betriebsablauf, führen zu finanziellen Engpässen und können unter Umständen sogar das Insolvenzrisiko erhöhen. Ein effizientes und strukturiertes Forderungsmanagement hilft dabei, den Überblick über offene Forderungen zu bewahren, ausstehende Beträge zeitnah zu erhalten und Risiken durch Zahlungsausfälle zu minimieren.

Vorbeugende und operative Maßnahmen im Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement umfasst eine Reihe von Maßnahmen zur besseren Organisation der Schuldner, auch Debitoren genannt, und der Außenstände eines Unternehmens. Damit es bestenfalls gar nicht erst zu Zahlungsausfällen kommt, können Unternehmer vorab einige Vorkehrungen treffen. Bei Verzögerungen sollten zudem rechtzeitig und konsequent die erforderlichen Schritte eingeleitet werden. Die folgenden fünf Tipps fassen dies einmal zusammen:

Tipp 1: Vorab Bonitätsprüfung machen

Gerade bei Neukunden sollte vor einem Geschäftsabschluss die Zahlungsfähigkeit geprüft werden. Eine Bonitätsprüfung hilft dem Unternehmen dabei, die Liquidität der angehenden Geschäftspartner und Geschäftspartnerinnen einzuschätzen. Falls notwendig, können so entsprechende Zahlungsmodalitäten vereinbart werden. Kunden mit schlechtem Bonitätsindex sollten beispielsweise keine Zahlungskredite erhalten. Stattdessen ist etwa die Zahlung per Vorkasse oder auch per Abschlagszahlung denkbar. Bei größeren Beträgen sind vertraglich vereinbarte Bürgschaften zur Absicherung üblich. Der buchhalterische Mehraufwand durch solche Vereinbarungen sollte dabei stets mit in die Kalkulation des Auftrags eingerechnet werden.

Tipp 2: Klare Zuständigkeiten festlegen

Stichwort Buchhaltung: zwischen den Unternehmensbereichen sollten die Zuständigkeiten und Aufgaben bezüglich des Forderungsmanagements klar und verbindlich geregelt sein. Außerdem ist ein gründliches Berichtswesen empfehlenswert. Nur wenn genaues Wissen über die derzeitige Höhe des offenen Forderungsbestands existiert, kann dies bei der Finanz- und Liquiditätsplanung sowie der Steuerung des Unternehmens berücksichtigt werden.

Tipp 3: Zeitnahe Rechnungsstellung

Zu einer gründlichen Organisation der Forderungen gehört auch die zeitnahe Rechnungsstellung nach Erbringung der Leistung. Die Rechnung muss alle relevanten Informationen enthalten, sonst können die Forderungen im Streitfall nicht durchgesetzt werden. Wichtig ist die Angabe eines verbindlichen Zahlungszeitraums. Um den Zahlungseingang zu beschleunigen, kann ein Skonto als Anreiz dienen.

Wichtige Angaben auf dem Rechnungsdokument:

• vollständiger Name und Anschrift des eigenen Unternehmens
• vollständiger Name und Anschrift des Kunden / der Kundin
• Vereinbarte Zahlungsmodalitäten, Preise und Mengen der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
• Korrektes Ausstellungs- und Lieferdatum
• Art und Höhe der Steuern sowie Steuernummer des Unternehmens

Ist die Rechnung verschickt worden, müssen die Zahlungseingänge regelmäßig überprüft werden. Anders ist nicht zu kontrollieren, ob die Zahlungsfristen tatsächlich eingehalten und die Forderungen vollständig beglichen wurden. Sind vereinbarte Zeiträume überschritten worden, gilt es, weitere Schritte einzuleiten.

Tipp 4: Abgestufte Mahnstrategie

Werden überfällige Forderungen entdeckt, sollte sofort angemahnt werden. Zunächst genügt dabei eine freundliche Erinnerung. Schließlich sind versäumte Zahlungen oft keine böse Absicht – aus Beweisgründen aber immer schriftlich erinnern! Erfolgt darauf kein Ausgleich des Betrags, ist der Versand einer Mahnung der nächste Schritt. Der zeitliche Rahmen der Mahnstrategie kann je nach Kundentyp angepasst werden. Bei kleineren Kunden oder Einzelaufträgen ist beispielsweise eine frühe Mahnung angebracht. Erfahrungsgemäß steigt hier die Schwierigkeit, das Geld zu erhalten, je länger ein Zahlungsziel schon überschritten ist. Bis zu drei Mahnungen sind aus Kulanzgründen üblich. Gesetzlich verpflichtend ist jedoch nur die erste. Bereits nach einmaliger Mahnung könnten Unternehmen sich ihre Zahlungsansprüche mit juristischen Mitteln sichern – sei es durch ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage.

Tipp 5: Übergabe der Forderungen an externe Dienstleister

Begleichen Schuldner oder Schuldnerinnen Forderungen nicht, können Unternehmen auch Inkasso-Dienstleister mit der Eintreibung überfälliger Rechnungen beauftragen. Diese können sowohl außergerichtliche als auch gerichtliche Mahnprozesse übernehmen.

Eine Möglichkeit des effektiven Managements von Forderungen kann auch deren Verkauf mittels Factoring sein. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen oft in Vorleistung gehen muss, regelmäßig viele offene Forderungen hat und lange Zahlungsziele gewähren möchte. Das Unternehmen erhält je nach Factoring-Dienstleister umgehend bis zu 90 Prozent der Forderungssumme ausgezahlt und steigert damit seine Liquidität. Beim echten Factoring trägt der Factor nach dem Ankauf zudem das volle Risiko eines Zahlungsausfalls. Auch Mahnwesen und Inkasso kann der Dienstleister übernehmen. Hat der Schuldner die Forderung beim Factor beglichen, erhält das Unternehmen die restlichen 10 Prozent. Für diese externe Lösung sind allerdings entsprechende Factoringgebühren und Factoringzinsen einzuplanen.

Sollten Sie Unterstützung bei Aufbau oder Optimierung Ihres Forderungsmanagements benötigen, stehen wir Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite.