Besonderheiten vom Rechnungswesen in der Insolvenz

In einem turbulenten Geschäftsumfeld werden Unternehmen tagtäglich mit finanziellen Herausforderungen konfrontiert. Besonders in volatilen Zeiten kann das zur Zahlungsunfähigkeit führen. Tritt dieser Fall ein oder ist er abzusehen, ist nicht nur das operative Geschäft betroffen, sondern auch das Rechnungswesen. Was in der Insolvenz hier zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Ein funktionierendes Rechnungswesen ist essenziell für die Unternehmenssteuerung im normalen Geschäftsbetrieb. Das betriebliche Rechnungswesen plant, steuert und überwacht das wirtschaftliche Geschehen einer Firma. Es umfasst die Finanzbuchhaltung, die die finanzielle Situation nach außen darstellt, die Kosten- und Leistungsrechnung zur zukunftsorientierten Analyse und die Finanzplanung für realistische Gewinn- und Verlustprognosen. Kommt es zur Insolvenz, ist das Rechnungswesen nicht nur mit alltäglichen Anforderungen ordnungsgemäßer Buchführung, sondern zusätzlich mit insolvenzrechtlichen Herausforderungen konfrontiert. Denn: Allen Beteiligten muss die wirtschaftliche Entwicklung für jeden Verfahrensabschnitt vollständig und transparent dargelegt werden können.

Phasen der Insolvenz

Um die Besonderheiten des Rechnungswesens in der Insolvenz darzustellen, wird der Insolvenzprozess im Folgenden in Abschnitte eingeteilt. Praxistipp: Geschäftsvorfälle sollten in der Finanzbuchhaltung den verschiedenen Leistungszeiträumen des Insolvenzverfahrens zugeordnet werden: vor der Insolvenz, Insolvenzantragsverfahren und eröffnetes Insolvenzverfahren. Für die Zuordnung ist eine Kennzeichnung von Belegen – etwa mit einem Stempel – entsprechend der betroffenen Zeiträume sinnvoll. Außerdem muss eine Veränderung in der Kreditorenbuchhaltung vorgenommen werden: Um einen besseren Überblick zu haben, welche Verbindlichkeiten später in die Insolvenztabelle aufgenommen werden können, müssen Kreditoren vor dem Insolvenzantrag und nach dem Insolvenzantrag unterschiedlich bezeichnet werden.

Antragstellung: Der Insolvenzantrag markiert den offiziellen Beginn des Insolvenzverfahrens. Das Rechnungswesen muss dazu alle für die gerichtliche Prüfung erforderlichen Unterlagen zusammenstellen, darunter Finanzberichte und Schuldnachweise. In diesem Zusammenhang ist auch eine Inventur der Vermögenswerte sowie der vom Unternehmen bezogenen Medien wie Öl, Gas oder Strom durchzuführen. Bestimmte Zahlungen wie Löhne und Gehälter werden zur Zeit der Antragstellung möglicherweise nicht mehr getätigt, müssen aber trotzdem vollständig buchhalterisch erfasst werden: Gläubiger können die offenen Forderungen später zur Insolvenztabelle anmelden.

Vorläufiges Insolvenzverfahren: Damit das Verfahren eröffnet werden kann, muss die Firma den Grund der Insolvenz nachweisen und regelmäßige Berichte für den vorläufigen Insolvenzverwalter oder Sachwalter erstellen. Zudem ist eine separate Insolvenzbuchführung erforderlich, um Transaktionen und finanzielle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Verfahren zu dokumentieren. Eine fortlaufende Überprüfung der finanziellen Leistung des Betriebs stellt zugleich sicher, dass finanzielle Ressourcen effizient genutzt werden, um die Chancen auf eine erfolgreiche Sanierung zu maximieren. Am Ende der Phase muss eine Schlussbilanz aufgestellt werden. Achtung: Finanzielle Mittel müssen im Verfahren immer durch den zuständigen Sachwalter oder Insolvenzverwalter freigegeben werden.

Eröffnetes Insolvenzverfahren: Mit der Eröffnung des Verfahrens beginnt ein neues Wirtschaftsjahr. Hierfür sind weitere Inventuren und die Erstellung eines Abschlussberichts für das abgeschlossene Geschäftsjahr erforderlich. Zudem muss das Unternehmen eine neue Steuernummer beim zuständigen Finanzamt und eine neue Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen.

Aufhebung des Insolvenzverfahrens: Ist das Insolvenzverfahren überstanden, wird der normale Geschäftsbetrieb wieder fortgesetzt. Wobei dem Rechnungswesen hier eine besondere Rolle zukommt. Es ist fortan für die Überwachung und Einhaltung von Vereinbarungen verantwortlich, die während des Verfahrens getroffen wurden.

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