Effektives Forderungsmanagement: Worauf sollte geachtet werden?

Die aktuelle wirtschaftliche Lage gestaltet sich für viele KMU schwierig. Besonders in Krisenzeiten können sich Zahlungen von Kunden verzögern. Für Betriebe bedeutet das: langes Warten auf Liquidität und Risiken für die eigene Handlungsfähigkeit. Viele KMU stehen damit vor der Herausforderung, den reibungslosen Geschäftsbetrieb finanziell abzusichern. Ein effektives Forderungsmanagement kann hier eine Stütze sein.

Eine Studie der Wirtschaftsauskunft Creditreform zeigt: 2022 haben 8,5 Prozent der Unternehmen aufgrund der vielen Krisen hohe Forderungsverluste erlitten. Auch in diesem Jahr kann es bei Betrieben weiter zu Liquiditätsengpässen kommen. Schließlich fordern nach wie vor hohe Strom- und Gaskosten, der anhaltende Personalmangel, die erhöhten Rohstoffpreise und geschwächten Lieferketten genügend freie Mittel von den Firmen. Forderungsverluste können sich Unternehmen nicht leisten, ein effizientes Forderungsmanagement ist deshalb besonders von Bedeutung. Durch das konsequente Angehen der dazugehörenden Aufgaben und die Optimierung der Verwaltung durch Digitalisierung oder den Forderungsverkauf lassen sich Risiken und Verluste minimieren.

Die Aufgaben des Forderungsmanagements

Forderungsmanagement stellt eine professionelle Verwaltung von Forderungen dar, um angemessen gegen Zahlungsausfälle und Zahlungsverzögerungen vorgehen und die eigene Liquidität sichern zu können. Die Aufgaben bestehen unter anderem im Vorfeld in der Bonitätsprüfung des Kunden sowie der passenden Vertragsgestaltung und der zeitnahen Rechnungsausstellung nach Leistungserbringung. Danach folgen die Verbuchung und Verwaltung der Forderungen sowie Mahnaufgaben bis hin zum  Inkasso bei Nichteinhaltung der Zahlungsfrist durch den Kunden. Einige Punkte sind dabei besonders zu beachten:

• Die Bonitätsprüfung sollte unbedingt vor einem geplanten Vertragsabschluss erfolgen. Stellt sich heraus, dass der Kunde nicht die Mittel hat, um Zahlungen zu tätigen, kann so rechtzeitig von dem Geschäft abgesehen werden. Auch wenn es sich nicht um einen Neukunden handelt, sollte eine regelmäßige Prüfung der Bonität stattfinden. Die Kreditwürdigkeit kann sich gerade in wirtschaftlich unsicheren Phasen in kurzer Zeit ändern.
• Verträge und Rechnungen müssen rechtssicher und verständlich formuliert werden. Wichtige Inhalte, wie Fristen, Zahlverfahren und Folgen der Zahlungsverzögerung oder des Zahlungsausfalls müssen klar definiert sein. Kommunikation und Transparenz sind zentrale Faktoren, wenn es darum geht, Kunden zu binden. Offene Kommunikation und verständliche Unterlagen erleichtern die Korrespondenz und führen eher zum gewünschten Zahlungsverhalten der Schuldner.
• Hält sich der Kunde nicht an die Zahlungsfrist, sollte eine „Zahlungserinnerung“ oder eine explizite Mahnung geschickt werden; juristisch gesehen haben beide die gleiche Konsequenz. Darauf folgt in der Regel eine zweite Mahnung, manchmal auch eine dritte, in der neben der neuen Frist auch klar sein muss, dass es sich um die letzte Mahnung handelt. Reagiert der Kunde auch dann nicht, kann mit der Einleitung rechtlicher Schritte begonnen werden. Wichtig: schnell und konsequent reagieren.
• Forderungen können beispielsweise an einen Factoring-Anbieter oder eine Forfaitierungsgesellschaft verkauft werden. Diese sorgen für unmittelbare Liquidität und übernehmen die Zahlungseinforderung beim Kunden. Zudem bieten viele Factoring-Gesellschaften an, Unternehmen bei Aufgaben wie dem Forderungsmanagement oder dem Mahnwesen und Inkasso zu entlasten.

Digitale Tools erleichtern das Verwalten der Forderungen

Um das Forderungsmanagement zu optimieren, kann ein KMU auch digitale Tools anwenden, die durch mehr Genauigkeit und Automation zu einer besseren Fehler- und Rückzahlungsquote verhelfen können. Ein solches System kann etwa offene Posten selbständig im Blick behalten. Ist bei einem Kunden eine Zahlungsfrist abgelaufen und trotzdem noch keine Zahlung eingetroffen, gibt die Software einen Warnhinweis an den Verantwortlichen. Dieser kann nun rechtzeitig reagieren, etwa mit einer dezenten „Zahlungserinnerung“ oder einer ausdrücklichen Mahnung.